Så hanterar jag mailmonstret (GTD mail)

En av de vanligaste frågade frågorna är hur jag hanterar de sjuka mängder mail som trillar in. Här är min lösning.

Jag kallar den för gmail labels (homebrew GTD)

  • inbox töms kontinerligt, och ALDRIG gå till sängs utan att den är nollad
  • 0inbox: stuff som ska åtgärdas asap, men som inte kunde göras på mindre än två minuter
  • 2monitor: delegerade uppgifter. Kollas en gång om dagen
  • anyday: ska göras, men inte tidskritisk. Kollas en gång om dagen
  • maybe: potentiellt intressanta prylar, kollas vid tillfälle helt enkelt.

Inget system är ofelbart, så klart. Ibland växer 0inbox till över 100-200mail, det lär jag mig leva med, men senast på söndag kväll är målet att den också ska vara tömd.

Utöver det här så gäller det att ha ett bra spamfilter – Googles gmail är fantastiskt kompetent. Dessutom ska du filtrera ner alla mailinglistor så du slipper dem i inboxen. Och till sist, alla notifieringar från Facebook etc kan lätt dränka din inbox. Gör jobbet med att sätta upp filter på sådana automatmail också, det lönar sig. Jag sorterar ner dem under en label som jag kallar för ”ham”.

21 thoughts on “Så hanterar jag mailmonstret (GTD mail)”

  1. Intressant, jag har funderat flera än en gång på hur du hanterar informations floden. Det vore kul om du skrev kort om hur du hanterar/ser på Google Reader, Twitter och Facebook.

    Reply
  2. Jag stänger av alla notifieringar i Facebook (under Kontoinställningar) och kollar dem separat och via tillägget till Google Chrome. Det blev en uppsjö mail som jag trivdes bättre utan.

    Reply
    • Med tanke på hur buggigt Facebook är i omgånger så har mail-arkivet räddat mig ett flertal gånger. Dessutom är det ju lite kul ibland när någon ångrar sig och raderar sin kommentar på FB ;)

      Reply
      • Haha, skulle precis skriva en kommentar med samma poäng som Kim, brukar alltid stänga av notifieringar, kanske dags att tänka om. =D

        Reply
  3. Superbra uppställning, särskilt i kombination med ett par väl valda snabbkommandon och anpassade “inbox sektions” (det som tidigare kallades multiple inboxes). Tack för det!

    Reply
    • Tack. Just nu testar jag med SaneBox också, men det känns som om de automatiska filterna och mina manuella behöver lite tid på sig att komma i fas. Just nu är det snarare inSane…

      Reply
      • Ser spännande ut! Min set up känns riktigt bra nu, ska låta den sätta sig lite innan jag ger mig ut på nya äventyr. Man kan inte bara slipa sågen, ibland måste man hugga några träd också :).

        …Dock skulle jag mörda för en vettig integration med Asana så att mina 0inbox-mail landade i min 0inbox-tasks och kunde prioriteras utifrån en samlad uppställning.

        Reply

Leave a Reply