En av de stora frågorna i många organisationer idag handlar om intranät på ett nytt och modernt sätt. En variant som ofta lyfts fram är att köra det som en sluten grupp på Facebook. Få har vågat ta steget, i synnerhet inom offentlig sektor.

Helsingborgs Hamn AB är ett kommunalt bolag med 260 anställda. Personalen är utspridd över 6 km, och fyra separata hamnar. Merparten av de anställda har inget skrivbord, ingen egen dator på arbetsplatsen. Man ville hitta ett sätt att öka kommunikationen inom företaget, och kanske rent av få medarbetarna att lära känna varandra lite bättre.

Marknads- och informationschefen Andreas Eriksson har ansvarat för att placera deras intranät i en sluten Facebook-grupp. Nu har projektet sex månader på nacken och här delar han med sig av erfarenheterna.

Kul triva: Andreas Eriksson fanns inte själv på Facebook innan han kickade igång det här. Han är alltså inte en facebook-frälsare, utan bara en rationellt tänkande informationschef. Me like ;)

Sändes också live på bambuser

Jag blev väldigt inspirerad av att lyssna på Andreas jordnära syn på hur vi kan hantera informations- och kommunikationsflöden i vår tid. Här listar jag några punkter som kom fram under vårt halvtimmes-långa samtal. Många guldkorn. Fyll gärna på i kommentarerna med det som jag missat, missförstått eller som du tycker bör lyftas fram mer.

  • Man startade upp det som ett projekt för att diskutera ett eventuellt kommande intranät. Men hade också som baktanke att testa om det här kanske räcker…
  • Börja enkelt.
  • 25% av företagets anställda är redan aktiva i gruppen. De blir informationsfyrar som delar med sig av informationen till övriga. Man vill givetvis ha med fler, och det ska man bland annat försöka lösa genom internutbildning. Handgriplig hjälp för de som vill vara med. Men man konstaterar också att en av fyra aktiva ändå sannolikt är mer än vad man uppnått annars, och absolut mer än det nolläge man utgick från.
  • Måla inte fan på väggen. Det blir nästan alltid mindre problem än du tror.
  • Våga uppmuntra till ett öppet samtalsklimat. Om medarbetarna är missnöjda med något är det bara bra om de kan säga det, direkt i en miljö där även VD lyssnar. Platt informationsorganisation är en bra sak.
  • Dokumenthanteringen är i princip icke-existerande, så det här är absolut inte en lösning för alla organisationer. Men å andra sidan, måste dokumenten och konversationen finnas på samma plats? Hur ser det ut med behoven över tid?
  • Angående säkerhet så menar Andreas att man dels inte är så intressant att man behöver vara speciellt oroliga och dels att Facebook sannolikt är så säkert det kan bli ur ett rent tekniskt perspektiv.
  • Ha en enkel policy som du publicerar i gruppen också. Där står till exempel en förutsättning för att vara med i gruppen är att man uppträder under eget namn och med egen bild. Det är en förutsättning för ett bra samtalsklimat.
  • Med Facebook har man sluppit mycket av svåra och långa diskussioner om vad tjänsten ska innehålla och hur den ska se ut (man slipper fundera på om loggan ska ligga till höger eller vänster;)
  • Det kan vara smart om det sammanfaller med att man gör saker i den fysiska världen, tex startade man ett korplag i anslutning till Facebook-gruppen. ”Det råkade slumpa sig så”.
  • Mycket av kritiken och oron bygger på förutfattade meningar. Ju fler som ansluter, ju lägre blir trösklarna och rädslan minskar.
  • Man lägger ut informationen först här. Syftet är att skapa ett sug efter att delta. Den potentiella orättvisan i att vissa vet mer får vara en drivkraft, och ett val som den enskilde gör. Ingen är egentligen hindrad att delta.
  • Om Facebook lägger ner i morgon, eller ändrar förutsättningarna så man inte längre vill vara med: well, då har man iaf lärt sig väldigt mycket under resans gång.
  • Att kostnaden är noll är viktigt. Inte som enskild faktor, men det gör att man kan ”kosta på sig att experimentera” – det krävs ingen investeringsplan eller upphandling…
  • Man har inte ens någon som är ansvarig för hemsidan, så det var viktigt att intranätet skulle fungera i princip på ett självgående sätt.
  • Det talar mycket till Facebooks fördel att det fungera på alla plattformar, från var som helst i världen. Någon annan har ”teknikansvaret”. Viktigt att det funkar klockrent i telefonerna också. Alla har egentligen förutsättning att vara med. Väljer man bort är det ett eget val. 
  • Informationsläckor: ”Låt det läcka lite” ;)
  • Facebookgruppen håller på att skapa en annan, öppnare kultur. Samtalsklimat har redan förändrats. Långt kvar, men det känns som det här är rätt väg att gå. 

Sammanfattningvis: sätt igång och börja gör! Spaden i marken, som någon brukar säga…

Jag kommer att följa upp Helsingborgs Hamn när de kommit igång med sin värvningskampanj, så fortsätt ställa frågor. Vi är nog många som är nyfikna på den fortsatta resan.

Här är deras policy för Facebook och gruppen i synnerhet, och här är lathunden för att komma igång. Bra inspiration!

Vill du inte köra Facebook, så kanske ett eget bygge i WordPress/Buddypress är modellen – Pontus Löf berättar hur du bygger ett socialt intranät på två dagar. Och vill du ha fler välgrundade och djupa tankar rekommenderar jag att du kollar in Örebros spännande, öppna, projekt.

Transparens: Jag har inte arbetat med Andreas eller Helsingborgs Hamn. Så sent som igår visste jag inte ens om att den här smartskallen fanns på armlängds avstånd ;)

Ursäkta röran.