En gästpost skriven av Karsten Deppert, entreprenör och caféägare i Helsingborg. Jag tycker hans problem är intressant då det vänder på det gamla diskussionen om anställda verkligen ska få ”Facebooka på jobbet”. Här handlar det istället om att försöka gå igång processen, i en miljö där man vill att Facebook ska bli en naturlig del av jobbet.

Detta är en insyn i hur det är att arbeta med sociala medier i en “vanlig” arbetsplats. Vad som är användbart, och vilka praktiska problem man träffar på.

En kort presentation – Jag driver ett kreativt cafe mitt i Helsingborg, som heter SHIP cafe. Cafeet är en smältpunkt av allt möjligt – vägg-i-vägg med Lunds Universitet Campus Helsingborg, över gatan från IKEAs huvudkontor, nedanför ett kontorshotell med många småföretag, i samma lokal som Helsingborgs stadsförnyelseprojekt H+, samt att cafeet också består av en konferensvåning på ovanvåningen.

Allt det gör att cafeet är omgivet av 3 000 studenter och 3 000 arbetande personer, inom 100 meter. Lokaliserad i en gammal fabrik är lokalen mycket kreativ inredd, med många designmöbler men ändå en industriell känsla.

Väldigt speciellt, med andra ord.

Jag som person älskar det, just för att det är en blandning av allt möjligt, och alla möjliga personer använder det i sin vardag – allt från “gråa” kommunalare till studenter till kreativa eldsjälar till internationella konferensgäster.

Jag har också en öppenhet för att prova saker. Och ett led i detta är att jag försöker använda sociala medier så bra som möjligt. Efter att ha provat lite blev fokus på Facebook – flest runt omkring använder detta medium, och det når därför mycket längre än Twitter eller en egen hemsida eller blogg (även om dessa också provats, men nu har övergetts i förmån att fokusera på Facebook).

Och där märker vi redan problem ett. Sociala medier är inte en entitet, utan det är många saker. Att veta vilket man ska satsa på är en viktig del – att göra allt är en slöseri på resurser. Så därav, även om jag vill påstå att vi är bra på sociala medier, är vår hemsida mer eller mindre värdelös, och vårt Twitter konto knappt använt.

Men ok, för att se varför man ska använda sociala medier krävs det också att man ser vad man kan få ut av det.

Sociala medier är starkt, då det kan användas till många olika saker. Saker som är relevanta för ett café som mitt är:

  • marknadsföring
  • ”empowerment tool”
  • mervärde för kunden (utöka dess nätverk)

Marknadsföringssyfte är tex att vi dagligen skrivet ut vilket som är dagens soppa (vårt populäraste lunchalternativ). Detta är ett rent marknadsföringsätt – att få personer som sitter på Facebook runt lunchtid att bli sugna på att äta lunchen hos oss.

Sedan finns det en empowerment del. Detta handlar om att ge de anställda frihet att hitta på egna saker med Facebook och cafeet. Det kan vara saker som att erbjuda specialpris på varor ifall det är många över en dag (tex “halva priset på frallor idag” eller “en sista kaffe för dagen? kom förbi innan vi stänger så bjuder vi på den, slipper det slängas”).

Och det handlar också om att ge de anställda möjlighet att skriva uppdateringar hur de vill. Ibland väldigt roliga, ibland bara mer informativa (min favorit: “Idag är det en överraskningssoppa… Vågar du?”)

Och det också möjligheter för helt andra saker. Som t.ex. “Fattig student? Kom och hämta våra pantburkar”.

Förutom det ger sociala medier också kundkontakt. Kunder kan ”gilla” det vi skriver, kan kommentera, och kan även lämna inlägg i loggen direkt, och t.o.m. lämna recensioner. Allt detta ger oss en bild av vilken information olika kunder vill ha, och vad vi gör bra och dåligt.

Mervärde för kunden. Facebok kan man använda bra för att tagga saker. Det gör att när vi har events (som t.ex. våra onsdags lunchevents) så kan man länka från sidan till eventet. Och även till personen som ska hålla i eventet, om denne finns på Facebook. Så det går enkelt att binda ihop folk via denna funktion – allt från åhörare som vill veta mer om föreläsaren till folk i föreläsarens umgänge som vill veta mer om oss.

Så funkar det tekniska
Facebookgänget är verkligen smarta. Bara genom att lägga in alla mina anställdas Facebook profil som admin på sidan, kan de med sin egen inloggning agera i sidan syfte. Det betyder de behöver ingen extra inloggning eller något annat komplicerad  – allt de behöver göra är att besöka pagen, och sedan skriva i statusuppdateringen där – så blir det automatiskt skrivet av “SHIP cafe”. Fantastiskt enkelt och smidigt!

Problemen
Men, som du kanske misstänker på rubriken, är möjligheterna och enkelheten inte den kompletta bilden. För man ska aldrig glömma verkligheten. Så hur fungerar det rent praktiskt då? Ett enkelt svar: skitdåligt.

Följande är problemen med att ha anställda använda sociala medier:

– Glöms bort – även om anställda är inne på Facebook på jobbet, tänker de inte på att de kan göra saker med SHIP cafe sidan. Facebook är helt enkelt ”privat”. Precis som att läsa Aftonbladet eller läsa privata mailen, är Facebook någon den anställde gör som privatperson, vare sig det är på arbetstid eller inte. Detta leder till ett problem – jag som företagare vill gärna att mina anställda ska vara ”på jobbet” när de är på Facebook på arbetstid – men detta är mina anställda inte alls intresserade av. Och varför skulle de?

– Glöms bort #2 – att använda sociala medier som empowerment verktyg hjälper – om det koms ihåg. Men i praktiken görs det inte alls. Även om jag själv ibland kommer med ideer till anställda, eller vidareutvecklar deras ideer, så tas steget till att skriva ut det mer eller mindre aldrig. Och då är inte mina anställda dåliga på att komma med synpunkter eller förslag. Men att gå från tanke till handling är ett steg många underskattar.
De flesta inlägg om annorlunda saker har jag fått skriva själv – annars hade de inte hänt.

– Kundkontakt – När kunder lämnar kommentarer så läses dessa egentligen av ingen av de anställda. Facebook sidan används som en envägskommunikation. Det betyder att ställer personer frågor på inlägg (som tex ”vad kostar soppan?”) så får den inget svar. Detta då det lider under ”ingen ansvarig” syndromet – att alla tror någon annan kommer svara på det, och det inte finns någon uttalat ”kundansvarig” inom företaget.
Rent praktiskt ger detta dåligt service – personer som ställer frågan får inget svar, och alla andra besökare ser att de inte får något svar.

– Dåliga Facebookare – ett problem är att de flesta som använder Facebook dagligen faktiskt är rätt dåliga på att använda Facebook! Många små detaljer som kan ge mycket värde används inte eller är man omedveten om. Mest känd är möjligheten att ”tagga” updates med personer eller events eller andra pages. Bara ett fåtal av användarna vet om hur man gör, och även om man vet om det används det sällan.

Slutsats
Sociala medier är verkligen ingen lätt sak att få in på en arbetsplats. I mina ögon, med nu lite mer än ett halvårs aktiv implementering av detta, skulle jag inte rekommendera någon att göra det. Inte på mitt sätt i varje fall, med en jämn implementering bland alla anställda.
Den största nyttan är ifall en eller två personer på ett företag får i uppgift att sköta företagets sociala medier – då kan det hända saker, och det kan användas som omvärldsbevakning och för att sprida företags budskap. Men att få den allmäna anställda att göra någon nytta med sociala medier skulle jag kalla än utopi. Det intresset finns helt enkelt inte hos den anställde.
Som allt när det gäller företag handlar det om att prioritera saker, och få så mycket värde som möjligt för så lite jobb som möjligt. Och sociala medier skulle jag bedöma som för lite värde för den investerade tiden, om det inte görs med några få eldsälar. Men man måste ha kommit långt i ett företag för att ha personer anställda just för sköta dess sociala medier – och om det då skulle ge valuta för den lönen kan jag faktiskt inte svara på, men jag skulle inte ta det för givet.

Förtydligande
Ska nämnas att mina anställda främst är av det kvinnliga könet, i åldern 20-25 år, dvs en grupp som är väldig van vid Facebook och som använder det mer eller mindre dagligen, men något undantag. Ska också tilläggas att då det är ett cafe och en reception för konferensdelen samtidigt, finns det en dator mitt i cafeet, som används frekvent – mycket för att kolla mailen om bokningar till konferenselokalerna som finns på ovanvåningen, eller för beställningar eller annan kommunikation. Så tillgång till dator är inga som helst problem, och finns alltid mer eller mindre.
Så rent teoretiskt är förutsättningarna mycket goda!

Hjälp
Men, jag vill inte ge upp, inte riktigt än. Och min öppenhet gör att jag gärna tar emot tips, förslag eller teorier om vad jag gör fel, eller ska göra bättre. Jag är även öppen för att prova saker som aldrig riktigt testats för, eller att använda cafeet som ett experimentorium för någon akademiker eller person intresserad av just sociala medier och praktiskt tillämpning.
Så har du synpunkter, kommenterar eller vad som – jag finns på Facebook -Karsten Deppert, eller lämna en kommentar i Cafeets sida! (eller maila om du vill det, karsten.deppert@gmail.com)

– –

Karsten Deppert driver inte bara Café SHIP. Han är basar också på Contentor, grundade StudentAssistent,  är aktiv i FENA och håller tusen grytor kokande.