Sociala medier, myndigheter, offentliga handlingar och arbetsmaterial

Jag har i helgen klurat lite på E-delegationens utkast till riktlinjer för sociala medier. Det tycker jag att du också ska göra.

Häng med på en väldigt snabb och ofärdig tanke. Slå ihjäl den direkt om jag är en idiot. Jag har inte ens själv hunnit köra den genom något som helst sanity test. Men tänk om vi kan göra helt annorlunda när det gäller myndigheternas närvaro i sociala medier.

Mycket av problematiken, som leder till att riktlinjerna blir på över 70 sidor utan att egentligen ge speciellt mycket vägledning, är att de är upphängda på begreppet allmän handling (och i förlängningen offentlig handling). Ambitionen är god, vi ska värna offentlighetsprincipen. Men det faktum att myndigheterna egentligen inte har speciellt stora möjligheter att kontrollera informationsflödet i det sociala medierna – bland annat eftersom man inte äger plattformen – gör ju att det blir väldigt konstruerat och sökt.

De rörliga, snabba, kommunikativa, svårfångade sociala medierna kanske inte alls ska in i den gamla förvaltningstraditionen. Den dialog som sker i sociala medier kanske ska betraktas som arbetsmaterial. Traditionellt pratar man om ”internt arbetsmaterial”, men eftersom staten är vi och communis betyder gemensam så kanske det går att utöka begreppet?

I en kommentar gör Kurt en koppling som han menar säger emot modellen, men som jag tycker talar för på ett tydligt sätt. Han skriver:

[arbetsmaterial] handlar om de noteringar du gör vid ett möte, till skillnad från mötesprotokollet, t.ex.

Precis så. Mötet är digitalt och sker tex på Facebook. Anteckningarna, det som händer på Facebook, är arbetsmaterial. Först när något leder till behov av att diarieföras och lyftas vidare in i myndighetshanteringen görs det till en allmän handling. Hur snyggt som helst. Diskutera nedan, please.

Hade det inte löst väldigt många knutar? Om vi istället för att försöka passa in hela spännvidden av kommunikationen i de sociala medierna till ”offentlig handling” backade bandet och tittade på vad resten av verktygslådan ger för möjligheter. Jag förstår att det inte är okontroversiellt och jag kanske är helt fel ute. Men i min iver att se till att vi använder var sak på bästa sätt är det svårt för mig att inte tänka tanken iaf. Jag hittar inte en enda förekomst av ordet ”arbetsmaterial” i riktlinjerna, så det vore intressant att höra om man åtminstone varit i den tankebanan och vänt? Vad säger du?

Är vi iaf överens om att allt är arbetsmaterial, egentligen?

28 thoughts on “Sociala medier, myndigheter, offentliga handlingar och arbetsmaterial”

  1. Om vi inom ramen för offentlighetsprincipen utvidgar begreppet (internt) arbetsmaterial, minskar vi offentligheten, eftersom de är undantagna. Det handlar om de noteringar du gör vid ett möte, till skillnad från mötesprotokollet, t.ex.
    Vad det har med saken att göra att myndigheterna inte äger plattformen för de sociala medierna, förstår jag inte. Myndigheterna äger förhoppningsvis inte plattformen för gammelmedierna heller och ska inte utöva kontroll över dem.

    Reply
    • Nej, vi minskar inte offentligheten som sådan – dialogen finns ju i kanalen. Men vi minskar på kravet att det som skulle kunna uppfattas som en arbetsprocess, tex en diskussion på en facebooksida, inte behöver batraktas som offentlig handling förrän den leder till att den ska registreras och lyftas in i diariet.

      Jämför med anteckningarna under ett möte, precis som du gör. Det är bara att mötet är inte fysiskt utan sker virtuellt. Leder det till något som bör protokollföras så hanterar man det då, men dialogen hanteras som anteckningarna.

      Reply
  2. Har för mig att SKL var på linjen som @tomas beskriver – och att det som flödar i “allmänna medier” inte behöver diarieföras och därmed lättar bördan betydligt. I övrigt “samma lagar som i andra sammanhang”. Vad händer om en myndighetsperson postar i en sluten grupp t ex på Facebook? Har den koppling till befintligt ärende ska den alltså diarieföras – men om den inte har det?

    Reply
  3. Jag gillar tanken om att det handlar om arbetsmaterial.
    Direktivet till E-delegationen säger att de ska ta fram riktlinjer utifrån nu gällande lagstiftning. Det innebär rimligen att fokus ligger just på befintlig lagstiftning, som skapats i ett annorlunda informationssamhälle.. Men det vi vet vi, men det styr upplägget.
    Jag/vi har försökt att se interaktionen i sociala medier motsvarande muntliga samtal. Men: Om något dyker upp som kan knytas till ett befintligt ärende eller som uppenbarligen kan ses som att man väcker ett ärende, ska hanteras på sådant sätt. Vad säger ni om det?

    Reply
    • Jag gillar tanken. Vet inte hur det funkar i praktiken. Men ett enkelt verktyg för tjänstemän att dokumentera från skärm till databas med hänvisning till källa och ärende borde väl inte vara så svårt? Hackday på det?

      Reply
  4. Jag gillar tanken att allt arbetsmaterial. Egentligen är allt vi gör “bara” arbetsmaterial. Blir något klart. Någonsin! Ja då har evolutionen tagit vid och dödar det gamla. Det klara arbetsmaterialet är nu åter igen ARBETSMATERIAL

    Reply
  5. En inte helt enkel ekvation att lösa, men intressant tanke! Tror att själva knytningen till befintligt ärende är knuten som behöver lösas. Det kan ta mycket tid och vara svårt att tolka vad som skall knytas. Bästa vore nog om allt kunde vara arbetsmaterial så långt som möjligt så länge det är öppet och tillgängligt för alla.

    Med tanke på snabbheten och den växande informationsmängden så blir det isåfall mycket snabbt en knytning måste ske eller ärende skapas. Är det inte redan så idag med arbetsmaterial som finns i olika arbetsgrupper på enskilda datorer, nätverk etc.?

    På det här sättet bibehålls offentlighetsprincipen med befintlig lagstiftning och jag ser just nu bara fördelar. Bra förslag och diskussion!

    Reply
  6. Ser en framtid där tre nivåer i arbetsprocessen formaliseras:
    1. arbetsmaterial
    2. socialt transparent arbetsmaterial
    3. diariefört material

    Reply
  7. Kanske en idé är att skilja på kommunikation till/från myndigheten och diskussion?

    Istället för “kommentera” så skulle det kunna finnas två knappar: en möjlighet att skicka en “fråga till myndigheten” eller “diskutera innehållet”.

    Kanske detta förenkla det juridiska dilemmat och dessutom dela upp flödet: jag tror att en “formell” fråga/kommentar till myndigheten automatiskt kräver mer eftertanke (dvs det blir färre “officiella” meddelanden till myndigheten) och i det andra spåret kan diskussionen få flöda fritt (med moderering då, förstås…).

    Jag tillhör dem som tror att all diskussion ska föras öppet. Myndigheter ska vara de som uppmuntrar/stödjer/underlättar fri diskussion. Det är det bästa sättet att motverka diskriminering, rasism och maktmissbruk.

    Reply
    • Jag håller med. Och om vi är utgår från att diskussionen förs öppet (vi pratar ju om kontexten sociala medier här) så är det inget problem med dagens ”dolda arbetsmaterial”.

      Och om det ska bli något drag måste friktionen vara så låg som möjligt. Det talar mot varenda sida i de riktlinjerna vi nu tittar på.

      Reply
  8. Jocke, Jocke… Nu lockar du fram en av mina allergier. Vi har alldeles för mycket av arbetsmaterial i den offentliga förvaltningen. Det behövs sannerligen inte mer. Tvärtom borde mer arbetsmaterial göras offentligt.

    Jag har skummat delegationens utkast och tycker i stort att de kommer till rätt slutsatser. Men de presenterar dem på ett sätt som får sociala medier att verka vara något myndigheter ska akta sig för. Någit svårt och betungande.

    Problemet är inte att det som publiceras i sociala medier blir allmän handling. Problemet är att lagstiftningen utgår från att papper är sen ursprungliga informationsbäraren och att allt därför ska kunna skrivas ut och lämnas ut till den som begär det.

    Här behövs en lagändring som gör papper till undantaget och det elektroniska till huvudregeln. Fetta skulle också underlätta offentliggörandet av mycket arbetsmaterial och på så sätt öka insynen i och förståelsen av olika processer inom den offentliga sektorn.

    Reply
    • Jag hör vad du säger. Och jag delar din syn på ”internt arbetsmaterial”. Men det här är ju något helt annat. I kontexten sociala medier är det ju i praktiken redan offentligt.

      Oavsett hur man presenterar det som finns i riktlinjerna så kommer det att bli tungt och besvärligt att implementera.

      Jag tror vi behöver tänka om helt. Det kan man göra på två sätt. Tro att hela offentlighetsprincipens grundval kan förändras (som du föreslår och där jag delar din uppfattning helt) eller hitta ett sätt att lösa den här gordiska knuten nu – och sedan ta den andra processen helt oberoende av sociala medier.

      Reply
      • Det är just det där med externt och internt som ställer till det. Så fort något blir extern kan det inte vara arbetsmaterial längre enligt TF (om man bortser drån delningsundantaget som i sig är en märklig företeelse).

        Sociala media skulle kuna hänföras till biblioteksregeln om det inte var så att myndigheterna själv deltar i eller bjuder in till diskussionen. Men med dagens grundlag kan det inte vara något annat än en allmän handling när myndighetna deltar i sociala medier. Däremot behöver den ju inte diarieföras och i flwra fall inte arkiveras längre än vad historiken i de sociala medietjänsterna ändå gör. Då fattar man helt enkelt ett beslut att handlingarna ska gallras efter den tiden.

        Svårigheten blir ju om ett inlägg leder till en omfattande diskussion som får betydelse för myndighetens agerande. Då behöver denna arkiveras och diarieföras i särskild ordning.

        Reply
        • Som det konstateras hela tiden, och som JD skrev på tal om tsunamibanden, ”Man kan utgå från att lagstiftaren vid tillkomsten av de nu aktuella reglerna inte förutsåg de principiella problem som är förknippade med att den tekniska utvecklingen…”

          För att lösa knuten måste man vara sann mot ambitionen i TF, inte nödvändigtvis dess bokstav.

          Man kan tex fortsätta luta sig mot delningsundantaget, för tankemässigt ligger det i linje med det som händer i sociala medier.

          Eller så konstaterar man att ”arbetsmaterial” tillkom inte bara för att dölja, utan också för att anpassa sig till verkliga förhållande. Man kunde inte hantera allt material som skulle uppstå om även arbetsmaterialet skulle hanteras. Ergo, en lösning som inte kräver det.

          Och det är något sådant jag vill se idag. Fortsätter vi på den inslagna vägen så kommer vi att snärja in oss är jag rädd.

          Sedan tror jag att mycket av det vi nu diskuterar skulle falla ut på ett helt annat och mycket enklare sätt om vi istället för principer diskuterade praktik. Alltså, tänk om vi rent konkret hade betat av de sociala nätverket ett efter ett. Vi behöver inte nödvändigtvis fundera på vad som kommer efter Youtube och Facebook, utan vi hinner nog få riktlinjer på plats för ”the next big thing” innan fyra miljoner svenskar är där….

          Med mer än hälften av myndigheterna redan igång borde det gå att få fram en gemensam best practice som gör både medborgare, myndighet och jurist glad och nöjd. Sedan kör vi på det.

          Reply
          • Jag tycker ju delningsundantaget är feltänkt från början och något som inte hör hemma i den svenska offentlighetsprincipen. Det handlar ju om ett undantag som gerr regeringen och andra myndighete möjlighet att göra en typ av hemliga remissomgångar.

            Men jag har lite svprt att se behovet av att klassa det som sägs i sociala media som arbetsmaterial. Vad är det som gör det så fel att det blir en allmän handling?

            Det mesta som kommer in behöver inte diarieföras. Mycket kan gallras efter en förhållansevis kort tid och behöver därför inte arkiveras. Och få, om ens någon (reservtion för rättshaverister), kommer att begära ut en utskrift av materialet.

          • Jag menar egentligen inte att hylla delningsundantaget, jag använder det för att visa att man ibland anpassat tillämpningen av TF till verkligheten. Inte att det i sig är ett gott exempel.

            Men jag söker efter något att luta mig mot, som kan ge en bättre lösning än de +70 sidor vi tittar på nu. Jag tror att ditt och mitt problem är att vi ser ”arbetsmaterial” på två helt olika sätt. Även om du alltid varit min favorit-cowboy i offentlig förvaltning så är det ändå så att du är skolad i en syn på arbetsmaterial. I det perspektivet tycker jag också extremt illa om det.

            Men om vi istället ser på hur arbetsmaterial används utanför den svenska förvaltningen så är det ju något helt annat. Allt är arbetsmaterial, typ. Som behandlingen av utkastet i crocdoc, tänk om hela arbetet med framtagandet av riktlinjerna skett i en öppen wiki. Då måste den vara arbetsmaterial under hela resan.

            Det betyder inte att den ska vara sluten eller hemlig, inte alls. Tvärtom.

          • Antagligen helt off och fullständigt utan rättssäkerhet men en association:

            Kanske ska vi ha en ny dimension i sociala medier för vad som kan anses vara värt att arkivera och hålla offentligt? Ett Delicious (eller motsvarande) som delas av tjänstemän och medborgare där vem som helst kan lägga till, tagga och ladda ner/skriva ut innehåll. Längre än så räckte inte den spontana tanken. Nu är jag beredd på stora sågen. :)

          • Oavsett tror jag det finns en poäng i att vi inte fruktar stora sågen här. Det är de udda tankarna som måste fram, för sociala medier är verkligen en udda situation. Tillsammans med tekniken som gjort kraven på öppna data relevanta är det här förändringar av sådan magnitud att det inte självklart passar in i den gamla boxen.

          • Sant. No more excuses.

            Poängen med idén ovan handlar om vad som händer när alla konventioner ställs på ända. Förändras myndighetsutövningen på sikt?

            I vilket fall hade det varit intressant med en gränsöverskridande möjlighet att bestämma vad som ska arkiveras och hållas offentligt.

  9. Läs rubriken 7.2.3 på sidan 33-34 igen så tror jag tyvärr att svaret finns där. Edelegationen har tänkt tanken och kommit fram till att det sannolikt inte funkar.

    Personligen tycker jag att det är ett tydlugt exempel där det är lite knöligt att klämma in internet i gamla pappersregler. I min värld är allt på det öppna offentliga internet allmänt och tillgängligt när det publicerats. Visst kan vi som offentliga ställa upp med en dator och en lista över våra platser på internet (eller i sociala medier då), men borde inte dey räcka? Är inte det minst lika ordnat som de register med inkomna handlingar vi själva sätter samman? Är materialet i sociala medier och på internet till sin natur och i själva verket inte mer öppna än det vi låser in?

    Reply
    • Jag håller med dig (inte otippat i andra stycket) men inte i det första. Att man pratar delningsundantag visar bara att man har sett att det man själv skriver är besvärligt och knöligt i praktiken – det säger inget om att man tänkt ”arbetsmaterial-tanken”.

      Men vi får se, idag är det måndag. Jag tror vi kan räkna med en kommentar från E-delegationen. Och jag tänker fråga ”varför” 17 gånger ;)

      Reply
      • Vi får se vad Edelegationen säger. :)

        Hittar mycket stöd för de bedömningar vi gjort i kapitel 7. Ska försöka hitta tid att skriva ner och ge några konkreta exempel från kommunal verksamhet som kanske ger de försiktiga lite stöd (och samtidigt utveckla tankarna i mitt stycke 2).

        Reply
        • E-delegationen säger att vi följer diskussionen med stort intresse :)

          I vårt ning-forum har vi svarat på frågan om det går att ses som arbetsmaterial. Svaret går ut på att arbetsmaterial är mellanprodukter som myndigheten själv tar fram. Den är inte färdig, kanske kastas den innan den blir färdlig. Inlägg i sociala medier kan inte bli arbetsmaterial eftersom att det ses som “expedierad” i samma ögonblick som den läggs ut i det sociala mediet.

          Begreppet arbetsmaterial förekommer inte beträffande handlingar som privatpersoner eller företag lämnar myndigheten via den sociala mediet.

          Reply
          • Ja, men det där blir ju ett cirkelresonemang. Jag menar ju att man kanske kan vända på det, precis som jag skriver här. Att ni säger att det inte kan vara arbetsmaterial eftersom det ”ses som expedierad” – det är ju precis det jag ifrågasätter. Det är ju så ni tolkat det – det är knappast någon naturlag. När principerna en gång upprättades fanns ju inte den miljö som ni nu skriver riktlinjer för.

            Så jag hoppas ni kan komma fram med ett bättre svar. Det här säger inte mer än att ”det är så här för det har vi bestämt” ;)

  10. I takt med att vi går från pappers-samhälle till eter-samhälle måste vi skilja på sociala medier och myndighetsmedier. Myndigheterna måste kanske omdefinieras så att de blir ‘tunna klienter’ till regering/riksdag.

    Reply
  11. Jag tror att den här frågan lider stort av att befinna sig halvt i analog-samhället, och halvt i internetsamhället. Vi diskuterar gärna hur man ska bete sig på myndigheter gällande sociala media, men knappast hur man ska bete sig när det gäller analoga möten, samtal, telefonkommunikation etc som är precis samma sak. Där finns regler, och det är fullt möjligt att följa dessa.

    Den andra delen i resonemanget som inte riktigt går fram är att informationssamhället behöver verktyg för att FÅ BORT information, inte för att spara mer. Det finns alldeles för mycket information där ute. Med detta perspektiv så kommer det självklara vara att man ser till att tjänstemännen på myndigheterna har tillräcklig koll på sin verksamhet för att de ska diarieföra det som kan anses viktigt att bevara. Möjligen behövs viss utbildning för detta, eller kanske bara erfarenhet av digitala media, men den springande punkten är ändå att själva sållningen måste göras av de som har bäst kompetens och överblick på just den information det handlar om. Alltså: Tjänsteanteckning.

    Det tredje spåret är att informationssamhället främjar total transparens. Det finns ingen anledning att ha intranät på myndigheter, då det är relativt enkelt att låta alla titta på all information. Med några få undantag är det ändå offentliga handlingar. Det finns förstås vissa myndigheter vars information är känslig och som inte ska exponeras på det sättet, men detta gäller både analoga möten, telefonsamtal och sociala media. Ingen skillnad. För t ex kulturmyndigheter, museer och arkiv-institutionerna finns ingen som helst anledning att göra skillnad på “intern” kommunikation, och “extern”. Exponera allt, problemet handlar istället om att försöka hålla reda i all information, det är där vi måste fokusera på vilka behov tjänstemännen kommer att ha.

    Reply

Leave a Reply to Magnus KolsjöCancel reply