Så hanterar jag mailmonstret (GTD mail)

Verktyg

En av de vanligaste frågade frågorna är hur jag hanterar de sjuka mängder mail som trillar in. Här är min lösning.

Jag kallar den för gmail labels (homebrew GTD)

  • inbox töms kontinerligt, och ALDRIG gå till sängs utan att den är nollad
  • 0inbox: stuff som ska åtgärdas asap, men som inte kunde göras på mindre än två minuter
  • 2monitor: delegerade uppgifter. Kollas en gång om dagen
  • anyday: ska göras, men inte tidskritisk. Kollas en gång om dagen
  • maybe: potentiellt intressanta prylar, kollas vid tillfälle helt enkelt.

Inget system är ofelbart, så klart. Ibland växer 0inbox till över 100-200mail, det lär jag mig leva med, men senast på söndag kväll är målet att den också ska vara tömd.

Utöver det här så gäller det att ha ett bra spamfilter – Googles gmail är fantastiskt kompetent. Dessutom ska du filtrera ner alla mailinglistor så du slipper dem i inboxen. Och till sist, alla notifieringar från Facebook etc kan lätt dränka din inbox. Gör jobbet med att sätta upp filter på sådana automatmail också, det lönar sig. Jag sorterar ner dem under en label som jag kallar för ”ham”.

  • Tomas

    Intressant, jag har funderat flera än en gång på hur du hanterar informations floden. Det vore kul om du skrev kort om hur du hanterar/ser på Google Reader, Twitter och Facebook.

  • http://www.trulytherese.se Therese Reuterswärd

    Like! Underfundigt med din ”ham-mapp” :) Själv gör jag numera såhär, allt efter tips från your GTD-ness: http://trulytherese.se/get-things-done/

  • Pingback: Kommunchef kommenterar – 22 mars 2011

  • http://Martin.Lindeskog.name lyceum1776

    Jag håller med Therese R. om att din ”ham-mapp” är en underfundig sak. Jag har länge kämpat med att reducera antalet mail i inboxen. Jag håller på att utveckla ett workflow system som jag kallar ”F.I.X IT!” http://www.egosoletrader.com/workflow/

    Har du lyssnat på David Stiernholm:s podcast ”Klart!”?

    • http://jardenberg.se/ Joakim Jardenberg

      Nej, den har jag missat. Ska genast kolla upp. Tack!

      • http://Martin.Lindeskog.name lyceum1776

        You are welcome! :)

  • http://Martin.Lindeskog.name lyceum1776

    Jag håller med Therese R. om att din ”ham-mapp” är en underfundig sak. Jag har länge kämpat med att reducera antalet mail i inboxen. Jag håller på att utveckla ett workflow system som jag kallar ”F.I.X IT!” http://www.egosoletrader.com/workflow/

    Har du lyssnat på David Stiernholm:s podcast ”Klart!”?

  • http://zackrisson.net Mikael Zackrisson

    Intressant, Jocke. En fråga bara: De här med nivåer på etiketterna i Gmail, är den en premum/apps-funktion? Jag hittar inte den.

  • http://zackrisson.net Mikael Zackrisson

    Wow, tack! Vilket revelation, du har gjort dagens goda gärning!

  • http://twitter.com/jarlund Tobias Järlund

    Jag måste slå ett slag för Smart Labels (se http://gmailblog.blogspot.com/2011/03/new-in-gmail-labs-smart-labels.html ). Den är fantastisk för att hålla inkorgen ren, och tillräckligt anpassningsbar för att inte ställa till problem. Det bästa som hänt min privata mejl på väldigt länge.

    • http://jardenberg.se/ Joakim Jardenberg

      Absolut medhåll. Skärmdumpen är sedan innan den funktionen. Det är kärlek!

  • http://www.facebook.com/people/Kim-Lavin/520356821 Kim Lavin

    Jag stänger av alla notifieringar i Facebook (under Kontoinställningar) och kollar dem separat och via tillägget till Google Chrome. Det blev en uppsjö mail som jag trivdes bättre utan.

    • http://jardenberg.se/ Joakim Jardenberg

      Med tanke på hur buggigt Facebook är i omgånger så har mail-arkivet räddat mig ett flertal gånger. Dessutom är det ju lite kul ibland när någon ångrar sig och raderar sin kommentar på FB ;)

      • Anonym

        Haha, skulle precis skriva en kommentar med samma poäng som Kim, brukar alltid stänga av notifieringar, kanske dags att tänka om. =D

  • Pingback: Anmärkningsvärt 4 april 2011 — Being Micke Kazarnowicz

  • Pingback: De 12 mest inflytelserika tech-CEO på Twitter – och jag är #4 | jardenberg unedited

  • http://www.facebook.com/kyhlstedt Anders Kyhlstedt

    Superbra uppställning, särskilt i kombination med ett par väl valda snabbkommandon och anpassade ”inbox sektions” (det som tidigare kallades multiple inboxes). Tack för det!

    • http://jardenberg.se/ Joakim Jardenberg

      Tack. Just nu testar jag med SaneBox också, men det känns som om de automatiska filterna och mina manuella behöver lite tid på sig att komma i fas. Just nu är det snarare inSane…

      • http://www.facebook.com/kyhlstedt Anders Kyhlstedt

        Ser spännande ut! Min set up känns riktigt bra nu, ska låta den sätta sig lite innan jag ger mig ut på nya äventyr. Man kan inte bara slipa sågen, ibland måste man hugga några träd också :).

        …Dock skulle jag mörda för en vettig integration med Asana så att mina 0inbox-mail landade i min 0inbox-tasks och kunde prioriteras utifrån en samlad uppställning.

  • Pingback: Triage – första hjälpen för din inkorg | molbimien